特定技能所属機関（受入れ企業）は法律に基づき、外国人の「活動の内容に係る文書」と「１号特定技能外国人支援の状況に係る文書」の2つの文書を作成し、特定技能雇用契約の終了の日から１年以上保存する必要があります。

それでは、この２つの文書について詳しくみていきましょう。

活動の内容に係る文書

特定技能雇用契約の適正な履行の確保のため、特定技能雇用契約に係る外国人の活動の内容に係る文書を作成し、外国人が業務に従事する事業所に備えて置く必要があります。文書の保存期間は、特定技能雇用契約の終了の日から１年以上です。

「活動の内容に係る文書」には、少なくとも次の事項が記載されていなければなりません。

1.特定技能外国人の管理簿

ア 特定技能外国人の名簿

（必要的な記載事項）
・氏名
・国籍、地域
・生年月日、性別
・在留資格、在留期間、在留期間の満了日
・在留カード番号
・外国人雇用状況届出の届出日

イ 特定技能外国人の活動状況に関する帳簿

（必要的な記載事項）
・活動（就労）場所（派遣形態の場合、派遣先の氏名または名称、住所）
・従事した業務の内容
・雇用状況（在籍者、新規雇用者、自発的離職者、非自発的離職者、行方不明者）に関する内容
・労働保険（雇用保険、労災保険）の適用状況
・社会保険（健康保険、厚生年金保険）の加入状況
・安全衛生（労働災害、健康診断を含む。）の確保状況
・特定技能外国人の受入れに要した費用の額、内訳(※)
・特定技能外国人の支援に要した費用の額、内訳
・休暇の取得状況（一時帰国休暇の取得状況を含む。）
・行政機関からの指導または処分に関する内容

(※)雇用する特定技能外国人に対する毎月の報酬の支払状況として、口座振込であれば口座振込明細書を「特定技能外国人の受入れに要した費用の額、内訳」に係る添付資料として、特定技能外国人の活動状況に関する帳簿に編てつします。

2.特定技能雇用契約の内容

・特定技能雇用契約書

3.雇用条件

・特定技能雇用条件書

4.特定技能外国人の待遇に係る事項が記載された書類

・賃金台帳、給与明細等

5.特定技能外国人の出勤状況に関する書類

・出勤簿等

6.他の法令で作成が義務付けられているもの

例）口座振込同意書、賃金控除協定、36協定、変形労働時間協定

１号特定技能外国人の支援の状況に係る文書

1号特定技能外国人支援計画の実施の確保のため、１号特定技能外国人支援の状況に係る文書を作成し、支援を行う事業所に備えて置く必要があります。文書の保存期間は、特定技能雇用契約の終了の日から１年以上です。

「１号特定技能外国人支援の状況に係る文書」とは、少なくとも次の事項が記載されていなければなりません。

1.支援実施体制に関する管理簿

・支援を行う事務所の名称、所在地、連絡先
・職員数（常勤・非常勤職員数の内訳）
・支援実績（各月における支援人数、行方不明者数）
・支援責任者の身分事項、住所、役職、経歴（履歴書、就任承諾書）
・支援担当者の身分事項、住所、役職、経歴（履歴書、就任承諾書）
・対応可能な言語、同言語による相談担当者に関する事項（委託契約書、通訳人名簿）

2.支援の委託契約に関する管理簿

・支援業務に関する事項（委託契約書）
・支援経費の収支に関する事項（支援委託費含む。）

3.支援対象者に関する管理簿

・１号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別、在留カード番号
・１号特定技能外国人支援計画の内容（支援計画書）
・支援の開始日
・支援の終了日（支援を終了した理由を含む。）

4.支援の実施に関する管理簿

A 事前ガイダンスに関する事項
B 空港等への出迎え及び見送りに関する事項
C 住居の確保及び生活に必要な契約に関する事項
D 生活オリエンテーションに関する事項（関係機関への同行に関する事項を含む。）
E 日本語習得支援に関する事項
F 相談等に関する事項
G 日本人との交流促進に関する管理簿
H 転職支援に関する事項
I 定期的な面談に関する事項

まとめ

この２つの文書は、特定技能雇用契約の適正な履行の確保のため、また、1号特定技能外国人支援計画の実施の確保のために、正確に作成し保存しておく必要があります。

2つの文書のうち、「１号特定技能外国人支援の状況に係る文書」は、登録支援機関に支援の全部を委託する場合であっても作成・保存する義務があります。

これらの文書は参考様式がなく各自作成する必要がありますので、作成する際はこの記事を参考にしてみてください。